Jakarta - Kata sambutan bagian dari public speaking  atau berbicara depan umum dengan waktu tidak lama.  menyampaikan informasi atau pesan melalui kegiatan atau acara resmi maupun tidak resmi seperti acara pernikahan, hari ulang tahun, tahlilan, khitanan, arisan, seminar atau training, pergantian pimpinan atau pejabat, acara politik, upacara di hari-hari nasional dan hari lainnya. Tidak hanya itu saja, sebetulnya masih banyak lagi acara yang berhubungan dengan kegiatan terutama perkumpulan dan pertemuan-pertemuan organisasi atau kelompok tertentu.

Keberhasilan suatu acara atau kegiatan tergantung pembawa acara untuk menjelaskan susunan acara yang mana di dalamnya ada "kata sambutan" sebagai perwakilan keberlangsungan acara tersebut. Yang biasanya penyampaian kata sambutan ditujukan kepada seseorang yang menjadi ketua suatu kelompok, pejabat, pimpinan, sesepuh, atau yang lainnya. Sehingga bisa "dipersiapkan baik dalam bentuk konsep susunan kata-kata sambutan atau teks" yang sudah disediakan oleh penanggung acara tersebut.

Walaupun hanya sebentar menyampaikan kata sambutan ini menjadi poin penting juga biar terlihat "terarah dan tepat sasaran dari komunikasi dan gaya bahaya yang disampaikan". Terkadang menjadi grogi atau kurang percaya diri saat tampil didepan umum terutama yang belum biasa berbicara depan umum atau publik lainnya. Memang sih, jam terbang atau pengalaman tidak membohongi apa yang terjadi diatas panggung. Karena terkadang bagi pendengar pasti menyatakan pandangan baik positif maupun negatif seperti "bagus juga ya kata sambutannya atau sebaliknya" siapapun orangnya pasti mengalami hal-hal yang membuat kita canggung memberikan kata sambutan.

Selanjutnya ada beberapa "trik sebelum dan sesudah melakukan kata sambutan", yang bisa membantu agar tampil lebih sempurna saat memberikan informasi saat acara akan berlangsung. 

#1. Situasi dan Kondisi :

Sebelum memulai acara sangat penting juga kita melihat situasi yang berada di lingkungan sekitar "acara atau kegiatan" seperti cuaca, tempat, peserta, tema kegiatan, budaya, sosial, politik dan lain sebagainya. Harapannya saat menyampaikan pesan atau komunikasi bisa diterima oleh peserta yang mengikutinya, ini baik juga "untuk yang baru belajar atau belum pernah sama sekali" memberikan kata sambutan.
*** 
Memang bukan orang sembarangan yang akan ditunjuk, ya anggap saja orang mempunyai jabatan atau yang bisa mempengaruhi orang-orang yang berada di sekitarnya. Sehingga dalam kondisi apapun "bukan menjadi kesulitan untuk menyampaikan kata sambutan" terutama sudah menguasai panggung atau lingkungan sekitar. Jangan sampai tidak ada persiapan sama sekali, walaupun sudah pengalaman dalam "memberikan kata sambutan" setidaknya berkomunikasi dengan orang terdekat acara pokoknya apa atau objek utamanya apa? 

#2. Catatan Kecil :

Dari penjelasan situasi dan kondisi diatas bisa membuat "catatan-catatan penting yang akan disampaikan" saat kata sambutan berlangsung seperti nama orang yang hadir dalam acara, pejabat yang datang, tamu yang datang, tuan rumah dan panitia. Jumlah peserta yang hadir, judul atau tema kegiatan, nama tempat kegiatan, mungkin ada yang lebih khusus atas pesanan dari panitia atau tuan rumah tersebut. "Sehingga pengukuran dalam memberikan kata sambutan lebih ringan" dan tidak menjadi beban saat acara akan dimulai.
*** 
Era digital jauh lebih mudah dalam mencatat terhadap kegiatan terutama menggunakan smarphone, atau menggunakan buku tulis kecil dan selembaran kertas. Mencari alternatif agar mudah diingat dalam memberikan kata sambutan serta tidak diulang-ulang dengan kalimat sama. Dengan menggunakan catatan kecil, kita melihat setiap poin yang akan disampaikan tentunya lebih teratur, rinci dan lebih detail. Namun demikian, bukan keharusan untuk menggunakan catatan kecil tersebut.

#3. Kalimat Inti :

Kalimat kata pembukaan perlu disampaikan hal yang tepat dan tidak bertele-tele seperti ucapkan salam, dengan menyebutkan nama Allah SWT, Nabi Muhammad SAW semoga senantiasa dalam keadaan sehat, ucapkan terima kasih kepada tuan rumah, panitia, , dan masuk ke acara inti tema kegiatan serta sampaikan maksud dan tujuannya. Gabungan dari situasi yang dipikirkan, bisa saja diluar agenda utama sehingga suasana menjadi cair dan tidak terlihat kaku.
*** 
Selanjutnya kalimat yang diucapkan tergantung oleh orang yang ditunjuk sebagai pemberi kata sambutan, bisa juga sudah "mempersiapkan materi tambahan sebelum pelaksanaan acara" dan melihat fenomena yang terjadi di lingkungan sekitar. Sehingga tidak ada panduan khusus saat memberikan kata sambutan, jadi siapapun yang tampil di depan "ya mengalir saja sesuai dengan versi gaya komunikasi masing-masing individu".

#4. Mutiara atau Pantun :

Kata mutiara dan pantun hanya pemanis saja tetapi sangat penting untuk mencairkan suasana disaat "audiens mulai ngantuk atau bosan" . Hal ini bisa dilakukan saat pembukaan acara, pertengahan acara dan di akhir acara. Karakter orang dalam memberikan kata sambutan memang berbeda-beda terutama yang sudah biasa tentu lebih mudah menghidupkan suasana. Namun bagi yang "belum pernah pasti merasa cemas dan tegang dalam menguraikan kalimat akan berbeda dan berubah di teks yang sudah dipersiapkan".

#5. Evaluasi Diri :

Evaluasi diri bagian untuk "melihat kekurangan maupun kelebihan" saat menyampaikan kata pembukaan. Sehingga di acara-acara selanjutnya tampil lebih sempurna dari hasil evaluasi sebelumnya, bisa kita minta koreksi dengan teman-teman terdekat atau memang sudah mempersiapkan rekaman sendiri dari smartphone untuk memperbaikinya bila ada yang kurang maksimal. Dengan demikian dari uraian kegiatan dan acara dalam kata sambutan tersebut bisa membantu terutama yang "belum pernah tampil diatas panggung atau tampil didepan".