Arsiparis
6 hari lalu · 36 view · 3 menit baca · Ekonomi 39064_71126.jpg
Printerous

Spesifikasi Kertas untuk Dokumen

Tidak boleh menggunakan sembarang kertas untuk membuat dokumen. Ada kertas-kertas dengan ukuran ketebalan maupun senyawa yang dikandungnya.

Semua pegawai administrasi sudah terbiasa dan lazim membuat berbagai macam jenis dokumen, tetapi sering mengabaikan jenis kertas yang digunakannya.

Sebenarnya, dalam penggunaan kertas tersebut, ada aturan khusus yang dikeluarkan oleh Arsip Nasional dan menjadi pedoman standar dalam pembuatan dokumen, terutama untuk arsip yang bernilai guna tinggi. 

Namun, yang terjadi, sering kali semua diperlakukan sama saat proses penciptaan arsip tersebut, yaitu kertas hvs putih, baik ukuran folio maupun kuarto.

Salah satu kekhususan mengenai bahan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi ini dimaksudkan untuk menjaga kelestariannya. Mengapa demikian? Karena arsip bernilai guna tinggi akan disimpan selamanya. Bahan kertas tersebut harus dipilih agar lebih tahan lama dan terhindar dari kerusakan.

Beberapa Faktor Perusak Kertas

Ada beberapa faktor perusak kertas yang perlu dipahami pegawai administrasi yang banyak bersinggungan dengan kertas. Pertama, adalah faktor fisika, terdiri dari cahaya, suhu, kelembaban udara, serta partikel udara. Cahaya adalah gelombang sinar ultraviolet yang bila terkena secara langsung dan terus-menerus pada kertas akan memudarkan tulisan pada kertas tersebut.

Suhu dan kelembaban udara juga musuh utama kertas karena sifat kertas yang higroskopis (mengandung air). Jika suhu udara naik, kelembaban udara akan turun dan air yang terkandung dalam kertas akan menguap sehingga kertas menjadi kering dan menyusut. Suhu ideal untuk kertas adalah 20-24 derajat celcius.

Faktor fisika yang terakhir adalah partikel udara yang berupa partikel kecil tak terlihat, baik dari asap maupun kotoran lainnya. Jika ini menempel pada kertas, akan membuat noda permanen pada kertas.

Kedua, faktor kimia yang yang banyak muncul karena disebabkan oleh kandungan kimia pembentuk kertas itu sendiri. Bahan yang dipakai sebagai bahan dasar pembentuk kertas, seperti lignin, alumrozin, dan zat pemutih; lama-kelamaan akan terurai dan membuat kertas rusak dengan sendirinya.

Juga termasuk sebagai faktor kimia penyebab kerusakan kertas adalah polusi udara dan tinta. Karbondioksida dan asam sulfat yang terkandung pada kedua polutan itu juga membuat kertas terkikis.

Melihat dua penyebab kerusakan kertas tersebut, tentunya diperlukan strategi untuk melestarikan fisik maupun informasi yang tertuang dalam kertas sebagai medianya. Ada beberapa spesifikasi khusus untuk penggunaan kertas bagi arsip arsip yang bernilai guna tinggi atau arsip permanen

Spesifikasi Kertas untuk Arsip/Dokumen Bernilai Guna Tinggi 

1. Umum

Berdasarkan pengamatan visual, kondisi kertas yang akan digunakan harus dalam keadaan baik, bersih dari kotoran, dan bebas dari kerusakan, seperti noda tinta, debu, dan tidak ada bekas kerutan dan lubang.

Dalam standar ini, spesifikasi kertas yang dipersyaratkan memenuhi prinsip sebagai berikut:

  • Kekuatan minimum kertas, diukur dengan parameter kekuatan sobek.
  • Kandungan minimum bahan pengisi (seperti kalsium karbonat) yang dapat menetralkan asam, diukur oleh parameter alkali reserve.
  • Kandungan maksimal bahan-bahan yang mudah teroksidasi pada kertas, diukur dengan parameter bilangan kappa.
  • Maksimum dan minimum nilai keasaman dari ekstraksi dingin kertas.

2. Komposisi serat

Komposisi kertas secara prinsip harus disusun dari serat non kayu kapas, hemp, flax, atau campurannya. Jika sebagian kecil pulp kimia ditambahkan untuk memenuhi sifat kertas yang diinginkan, maka jumlahnya harus ditunjukkan. 

Parameter ini merupakan parameter yang paling penting sekaligus yang membedakannya dengan standar kertas permanen

3. Gramatur

Gramatur kertas minimal 70 g/m2. Kertas yang terlalu ringan akan mudah terkikis dan sobek.

4. Ketahanan sobek

Ketahanan sobek dalam berbagai sisi (arah mesin atau silang mesin) minimal 350 mN diukur dengan menggunakan metode elmendorf.

5. Ketahanan lipat

Ketahanan lipat kertas arsip minimal 2.42 dengan metode schopper atau 2.18 dengan metode MIT atau lhomargy atau kohler-molin.

Pada setiap pemeriksaan fisik kertas, sampel kertas harus dikondisikan terlebih dahulu pada suhu 230 celcius dan 50% RH. Nilai ketahanan lipat kertas 2.42 setara dengan 260 jumlah lipatan dan nilai 2.18 setara dengan jumlah lipatan 150.

6. PH

PH rata-rata hasil ekstraksi adalah pada rentang 7,5-10.0 dengan menggunakan metode ekstraksi dingin sesuai ISO 6588 dan PH permukaan kertas lebih besar dari 7,5.

7. Kandungan alkali kertas/alkali reserve

Kertas seharusnya mengandung alkali reserve sekurangnya 0.4 mol asam/kg, diukur sesuai ISO 10716.

Catatan: ketika kalsium karbonat digunakan untuk sebagai alkali reserve, persyaratan dipenuhi jika kertas mengandung 20 g CaCO3/kg kertas. Jika kertas arsip diproduksi sebagai kertas salut, maka jumlah alkali reserve yang dihitung adalah rata-ratanya bukan hanya dari satu sisi saja.

8. Daya tahan terhadap oksidasi

Kertas seharusnya mengandung bilangan kappa kurang dari 5, diukur oleh ISO 302. Angka ini akan menguatkan ikatan senyawa kertas agar tidak mudah bereaksi dengan udara sekitarnya.

Penggunaan kertas untuk arsip/dokumen sebagai arsip yang akan disimpan selamanya sebagai arsip statis mengacu kepada International Organization for Standardization, 11108, Information and Documentation-Archival paper-Requirements for Permanence and Durability, yang telah diadobsi menjadi standar nasional SNI 19-9706-2008 tentang Kertas untuk Dokumen Permanen.

Jenis kertas ini sudah terdapat di pasaran dengan logo khusus pada setiap kemasannya, yaitu logo kertas permanen dan memenuhi standar ISO 9706.

Jadi, penggunaan kertas yang akan digunakan harus melihat bobot informasi yang dikandungnya sehingga kita bisa memakai kertas secara tepat. Kesesuaian spesifikasi kertas yang digunakan ini juga untuk keperluan kelestarian informasinya.

Kertas yang minim zat asam dan gramaturnya besar akan membuat dokumen lebih mempunyai daya tahan terhadap gangguan fisika maupun kimia.