Arsip adalah bagian vital dari warisan kebudayaan kita. Ia membantu orang, masyarakat, dan bangsa memaknai masa kini dan membantu seseorang untuk menemukan apa yang bias digali dari masa lalu. Arsip merupakan bukti dari kegiatan dan proses pengambilan keputusan dari masa lalu, ide ide dan identitas sebuah masyarakat.

Sebagai sumber primer penelitian, arsip sangat penting tidak hanya untuk keperluan ilmu sejarah, sosial maupun kebijakan ekonomi politik tapi juga berguna untuk keperluan penelitian ilmuwan lainnya baik itu klimatologi, etnografi, dan linguistik. Arsip dapat menyediakan konteks sebuah peristiwa dan bagaimana  informasi itu tercipta, di dunia yang terus menerus berubah ini.

Bersama –sama kita bisa melindungi dan mengembangkan sumber yang kaya ini dengan metode yang baik sesuai dengan peraturan perundangan yang menaunginya. Ini dimaksudkan agar seseorang dari berbagai macam usia dan latar belakang bisa mengambil keuntung dan inspirasi melalui informasi yang terkandung di dalamnya.

Tujuan akhir dari perlindungan pengolahan kearsipan adalah informasi bisa terselamatkan baik isi dan fisiknya dan  dapat disajikan sehingga arsip bisa melekat di hati setiap orang, masyarakat dan bangsa sebagai sebuah asset dan sumber daya yang tak ternilai.

Keberhasilan peneglolaan  ini bisa terlihat bila arsip dapat berguna bagi pengguna informasi yang membutuhkan yang berlanjut dengan pengguna informasi tipe baru yaitu pengguna virtual- yang mengakses informasi melalui internet.

Ruang Baca Atau  Ruang Pameran Kearsipan

Ketika arsip sudah diolah tentunya perlu penyajian agar arsip mempunyai nilai bagi masyarakat. Kebutuhan ruang pameran arsip mutlak diperlukan agar arsip bias tersaji dan dinikmati oleh masyarakat luas. Sarana pameran atau ruang baca ini bias mendekatkan kearsipan kepada masyarakat sehingga masyarakat bias terlibat dalam pelestarian kearsipan bila sudah memahami pentingnya informasi yang terkandung dalam  arsip.

Kondisi sekarang ini depo arsip di Lembaga kearsipan public  masih kurang representative sebagai sumber informasi karena tidak adanya ruang khusus pelayanan arsip maupun ruang display arsip yang sudah diolah.  Depo arsip yang ada masih fokus pada ruang pengolahan arsip arsip kacau. Sehingga setiap kali ada pengguna informasi yang membutuhkan arsip tidak bisa membaca informasi arsipnya dengan nyaman dan tenang.

Alih Media Kearsipan Untuk Penyajian Arsip Secara Online Bagi Pengguna Virtual

Digitalisasi arsip tekstual memberikan peluang kearsipan untuk memberikan penyajian informasi secara cepat dan murah tak terbatas ruang dan waktu. Arsip bisa diakses kapan saja dan di mana saja karena arsip yang sudah dialihmediakan tersebut dapat diakses via internet.

Sejak  tahun 2014, Arsip Nasional Republik Indonesia  (ANRI) sudah meluncurkan  Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) yang dikelola oleh  ANRI sebagai admin pusatnya. Lembaga Kearsipan Daerah bisa turut ambil bagian  sebagai simpul di daerah sehingga informasi koleksi arsip di daerah dapat diakses melalui  situs tersebut.

Kearsipan Adalah Pekerjaan Dengan Ketrampilan Khusus

Kearsipan adalah asset tak terukur yang perlu staf khusus /arsiparis untuk mengolahnya. Ketrampilan khusus pengelola arsip bisa  didapatkan melalui diklat khusus maupun merekrut alumni program studi kearsipan untuk dijadikan arsiparis /pengelola arsip. Bila kearsipan masih ditangani oleh sembarang orang maka kecil kemungkinan arsip bisa diolah  menjadi informasi yang berguna bagi penelitian.

Selama ini kondisi dilapangan masih banyak ditemukan bahwa arsip hanya diserahkan penanganannya  pada pegawai yang sudah uzur atau  pegawai yang bukan berlatar belakang kearsipan. Ini berlawanan dengan undang no 43 tahun 2009 tentang kearsipan bahwa minimal di perangkat daerah ada satu arsiparis.

Meski demikian, Sebagai arsiparis tentunya semua kendala itu bisa ditangani jika peran dan wawasan setiap pimpinan di Lembaga Kearsipan Daerah sangat besar terhadap kearsipan. Jangan lagi kearsipan menjadi tempat parkir pejabat yang menjadi lawan politiknya. Lebih miris lagi jika Lembaga Kearsipan menjadi tempat meminggirkan aparat sipil negara yang bermasalah.

Kearsipan adalah informasi yang menjadi jantung jalannya administrasi pemerintahan, tentunya akan riskan jika orang orang di dalamnya banyak dihuni orang orang bermasalah. Harusnya setiap kepala daerah memahami ini.

Revitalisasi Peran Lembaga Kearsipan Daerah

Dengan melihat paparan yang ada, perlu segera dilakukan revitalisasi peran Lembaga Kearsipan Publik sebagi sumber informasi yang reliable bagai kepentingan publik. Pertama, mendorong Lembaga Kearsipan untuk memaksimalkan kemajuan teknologi informasi agar bisa turut berpacu menjadi penyedia informasi public yang kredibel dan terpercaya karena dikelola oleh otoritas yang berwenang di bidangnya.

Kedua, mendayagunakan Sumber Daya Manusia yang berkualitas. Lembaga Kearsipan bukan lagi menjadi sarana untuk memenjarakan aparatur sipil yang bermasalah atau berbeda politik dengan kepala daerahnya.

Ketiga, mendekatkan kearsipan kepada masyarakat agar masyarakat bisa memperoleh sumber primer mengenai kegiatan pemerintah. Kegiatan ini bisa melaluli pameran kearsipan atau mengundang kepada sekolah untuk melakukan kunjungan edukasi dengan mengenalkan tugas dan fungsi lembaga Kearsipan.

Dengan merevitalisasi peran Lembaga Kearsipan maka pengetahuan masyarakat akan kearsipan makin meningkat dan pada akhirnya akan meningkatkan kesadaran akan peran penting arsip sebagai rekaman kegiatan yang mempunyai nilai kebuktian dan informasi kesejarahan.