Berdasarkan Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Dokumen Perusahaan, yang dimaksud dengan dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apa pun di dalam perusahaan itu sendiri.

Masalah yang cukup penting berkaitan dengan kegiatan bisnis, yaitu mengenai dokumen Perusahaan. Suatu keputusan manajemen yang hendak diambil tidak jarang memanfaatkan informasi yang diperoleh dari suatu dokumen perusahaan. Dokumen Perusahaan bisa dijadikan sebagai sumber atau semacam bank data.

Dasar hukum yang dijadikan acuan dalam menyelenggarakan catatan atau dokumen perusahaan sebagaimana yang termuat dalam Pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD) yang Bedasarkan Atas Staatablad 1938 Nomor 276 yang berlaku mulai 17 Juli 1938.

Pada ketentuan umum buku kesatuan Bab II Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD) Pasal 6 berbunyi, pertama setiap orang yang menjalankan perusahaan diwajibkan untuk menyelenggarakan berbagai catatan menurut syarat-syarat perusahaannya. Hal ini berkaitan tentang keadaan hartanya dan apa saja yang berhubungan dengan perusahaannya. Oleh karena itu, catatan itu sewaktu-waktu dapat diketahui semua hak dan kewajibannya.

Kedua, Ia diwajibkan dalam enam bulan pertama dari tiap-tiap tahun untuk membuat neraca yang diatur menurut syarat-syarat perusahaannya dan menandatanganinya sendiri. Ketiga, Ia diwajibkan menyimpan selama tiga puluh tahun buku-buku dan surat-surat di mana ia menyelenggarakan catatan-catatan dimaksud dalam alinea pertama berserta neracanya, dan selama sepuluh tahun.

Dalam ketentuan tersebut, terdapat suatu kewajiban dari perusahaan untuk menyelenggarakan pencatatan dan memelihara dokumen perusahaan dalam waktu yang relatif lama.

Dengan adanya kemajuan teknologi yang makin canggih, sudah saatnya memikirkan atau mencari jalan keluarnya dalam mengatasi berbagai permasalahan tersebut. Pemakaian cara seperti ini dapat dipastikan makin banyak digunakan dalam kegiatan ekonomi dan perdagangan, karena lebih akurat serta ekonomis. 

Oleh karena itu, undang-undang yang dikeluarkan pemerintah, yaitu Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Undang-undang ini dimaksudkan untuk memberikan wewenang kepada perusahan dalam melaksanakan penyimpanan, pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan dokumen perusahaan berdasarkan jadwal risensi.

Adapun kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan pengelolaan atau pengaturan dokumen Perusahaan khususnya dokumen keuangan, yaitu pembuatan, penyimpanan, pengalihan bentuk dokumen dan legalisasi, pemindahan dokumen, penyerahan dokumen, dan pemusnahan dokumen.

Sebagaimana telah kita ketahui, dalam UU Nomor 7 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, dikatakan bahwa setiap perusahaan wajib membuat catatan keuangan. Hal ini dimaksudkan agar setiap saat dapat diketahui keadaan kekayaan, utang, modal, hak dan kewajiban perusahaan untuk melindungi, baik kepentingan perusahaan, pemerintah maupun kepentingan pihak ketiga sebagaimana Pasal 8 dan Penjelasannya.

Selanjutnya, setiap perusahaan wajib membuat catatan sesuai dengan kebutuhan perusahaan pemakaian kata “wajib” disini dimaksud adanya penekanan adanya kewajiban perusahaan membuat catatan. Hal ini dimaksudkan agar setiap harta yang Perusahaan miliki dapat diketahui dan dilindungi untuk pihak yang berkepentingan. Kewajiban itu bersifat perdata sehingga risiko timbul karena tudak dilaksanakannya kewajiban tersebut.

Tujuan kewajiban Perusahaan membuat catatan adalah agar setiap saat dapat diketahui keadaan kekayaan, utang, modal, hak dan kewajiban perusahaan untuk melindungi baik kepentingan Perusahaan, kepentingan Pemerintah maupun kepentingan pihak ketiga. Kewajiban tersebut bersifat keperdataan, sehingga risiko yang timbul karena tidak dilaksanakannya kewajiban tersebut menjadi tanggung jawab Perusahaan yang bersangkutan.

Catatan yang terdiri neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu Perusahaan. Kemudian, bukti pembukuan yang terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang, dan modal. 

Sementara data pendukung administrasi keuangan yang merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan wajib disimpan 10 tahun terhitung sejak akhir tahun buku Perusahaan yang bersangkutan. 

Dengan demikian, apabila sebelum jangka waktu 10 tahun dokumen yang bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan tersebut menjadi tanggung jawab Perusahaan yang bersangkutan (Pasal 11 dan Penjelasannya).

Catatan pembukuan yang wajib disimpan selama 10 tahun terhitung sejak tahun pembukuan perusaan bersangkutan. Penggunaan kata “wajib” menekankan bahwa Perusahaan wajib menyimpan pencatatan semua teransaksi perusahan di atas 10 tahun tehitung tahun pembukuan Perusahaan. 

Berbagai kegiatan itulah yang termasuk dalam pengelolaan dokumen perusahaan, yang harapannya dapat dipahami oleh sebuah perusahaan dalam menjalankan salah satu kegiatan manajemennya.

Agar supaya nantinya dokumen-dokumen perusahaan tersebut tertib administrasi, yang kemudain membawa dampak baik pada perusahaan itu sendiri. Hal demikian sangat penting kiranya diperhatikan agar nantinya tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.