Arsiparis
1 tahun lalu · 163 view · 3 min baca · Buku 54763_76035.jpg

Menelisik Sejenak Pemberkasan Arsip

Kegiatan pengelolaan arsip memang lekat dengan apa itu yang disebut pemberkasan (Filing). Arsip yang memberkas menjamin adanya keutuhan informasi yang terkandung di dalamnya.  Keutuhan informasi merupakan asas dalam penyelenggaraan kearsipan sebagaimana yang tertuang dalam pasal 4 (empat) Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

 Di samping keutuhan informasinya, asal usul informasi (principle of provenace), maupun aturan asli (principle original order) dalam pengelolaan arsip merupakan unsure unsur yang membuat arsip mempunyai tingkat keautentikan dan keterpercayaan tinggi.

Walaupun nilai keutuhan dan kelengkapan informasi dalam pemberkasan arsip begitu krusial akan tetapi buku referensi yang membahas tentang tentang penataan arsip maupun pemberkasan itu sangat jarang ditemukan di negara kita. Kebanyakan yang ada adalah manual yang diterbitkan dalam bentuk peraturan  di lembaga publik/pemerintah sedangkan bacaan yang khusus untuk konsumsi khalayak umum masih kurang. Kehadiran buku Filing System Panduan Praktis penataan berkas seolah menjadi angin segar bagi para praktisi kearsipan di Indonesia.

Buku yang ditulis oleh tiga dosen Program Diploma sekolah Vokasi UGM yaitu; Drs. Burhanudidin DR, Waluyo, S.S., M.Hum, dan Titi Susanti, MAP, menyajikan isi yang berbeda dengan buku sejenis yang pernah ada. Buku buku terdahulu, salah satunya buku Manajemen Kearsipan karangan Drs Zulkifli Amsyah, MLS. Di dalam Manajemen Kearsipan, DrsZulkifli Amsyah, banyak mengupas bagaimana menata sebuah item arsip/lembar surat bukan arsip sebagai berkas atau file

Tentunya dua istilah item arsip/lembarsurat dan file/berkas berbeda dalam hal kelengkapan informasinya; Item adalah satuan terkecil arsip yang tidak bisa dipecah lagi informasinya sedangkan file atau berkas adalah satu unit arsip yang disusun berdasarkan kesamaan kegiatan, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.

Sebelum menentukan sistim pemberkasan yang akan digunakan setiap organisasi hendaknya melihat besar kecilnya rentang tugas dan fungsi organisasi serta volume arsip yang tercipta. Dengan memahami tupoksi organisasi maka arsip yang tercipta nantinya akan terkumpu lsesuai dengan masalah dan kegiatan yang ditanganinya.

Dalam pelaksanaan sistim pemberkasan (filing system) perlu dipelajari bentuk bentuk berkas karena hal ini mempengaruhi prinsip manajemen arsip aktif yaitu kecepatan, ketepatan dan kelengkapan. Tentunya dua unsur yang pertama yaitu kecepatan dan ketepatan bisa dicapai pada saat proses penemuan kembali informasi apabila arsip tertata secara per item namun kelengkapan informasinya kurang karena arsip tersebut tidak memberkas dalam sebuah kesatuan informasi yang utuh.

Ada beberapa bentuk berkas yang diuraikan dalam buku ini;

  • Berkas berdasarkan kesamaan kegiatan

Berkas ini berisi item arsip/surat yang berkaitan dengan kegiatan yang sama misalnya,  berkas kegiatan Ulang tahun Kemerdekaan Republik Indonesia maka surat surat yang berhubungan dengan kegiatan pelaksanaan UlangTahun Kemerdekaan akan dikumpulkan dalam satu berkas dengan indeks yang sama yaitu HUT RI.

  • Berkas berdasarkan kesamaan subyek atau perihal

Berkas ini akan berisi surat surat dengan pokok masalah yang sama misalnya berkas pelatihan maka berkas tersebut akan terdiri dari pelatihan computer, pelatihan keuangan dan pelatihan lainnya.

  • Berkas berdasarkan kesamaan jenis

Sedangkan untuk berkas dengan tipe sejenis ini biasanya berisi arsip yang berupa produk hukum yaitu peraturan dan perundangan. Berkas ini akan terkelompok dalam tiap tiap jenis produk hukum misalnya Undang-undang, peraturan, edaran dan sebagainya dan akan tersusun dalam tahun yang sama.

  • Berkas perorangan

Berkas perorangan ini biasanya akan dikelompokkan sesuaidengan nama seseorang dan akan berisi kronologi orang yang bersangkutan apakah ia sebagai pegawai, mahasiswa, atau pasien dll dalam kaitanya dengan tupoksi organisasi yang melibatkan namanya.


Itulah beberapa poin penting yang bisa digali dari buku sederhana ini. Meski tipis namun saya rasa bagi kita akan banyak yang bisa ketahui dari buku kecil ini. Semoga kita makin mencintai arsip dan tentunya organisasi kita dimanapun kita berada tidak lagi mengalami kekacauan informasi bila arsipnya tertata dengan baik. Semoga.

JudulBuku     : Filing System: PanduanPraktisPenataanBerkas

Penulis          : Drs. Burhanudin DR, Waluyo, S.S., M.Hum, TitiSusanti, MAP.

Penyunting    : WahjudiDjaja, S.S

Penerbit         : GambangBukuBudaya, Yogyakarta

Cetakan         : Pertama, Februari 2015                :

Tebal              : x+101 hlm. 14 x 20 cm

ISBN               : 978-602-72157-1-9

Artikel Terkait