Arsiparis
2 minggu lalu · 111 view · 4 menit baca · Media 33658_68460.jpg
Amazon

Arsiparis dan Alih Media

Profesi arsiparis memang kurang dikenal dan masih asing di telinga masyarakat. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan latihan kearsipan. Ia mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Sama dengan arsiparis, arsip pun masih banyak disalahpahami oleh banyak orang. Jika kita menyebut arsip, hampir dipastikan asosiasinya adalah setumpukan kertas-kertas lusuh dan berdebu serta tidak lagi mempunyai kegunaan. Dan malangnya, biasanya ditempatkan di gudang kantor atau institusi lainnya.

Mengacu pada definisi arsip yang tertuang dalam UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan , organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

Dalam era informasi ini, tentunya peran yang diambil arsiparis tidaklah kecil. Semua informasi tertulis adalah area kerja yang harus ia masuki. Meski arsip digital mulai ada, namun volumenya masih sedikit dan kebanyakan adalah hasil alih media dari arsip kertas. Menekuni kertas berdebu seolah menjadi keseharian arsiparis.

Objek sasaran kerja arsiparis adalah arsip, baik itu arsip dinamis maupun arsip statis. Meski saat ini sudah ada arsip digital, namun arsip tekstual masih lebih banyak volumenya, terutama arsip statis yang bernilai kesejarahan. Dan arsip-arsip tersebut hampir semuanya berupa arsip tekstual.

Arsip tekstual, arsip yang terekam dalam media kertas, masih mendominasi kebanyakan dokumen yang kini masih banyak ditangani oleh arsiparis. Sebagai pengelola arsip, keseharian arsiparis pasti akan selalu bersinggungan dengan kertas. Terlebih lagi untuk arsip-arsip yang sudah tidak terpakai lagi bagi organisasi penciptanya, baik itu arsip inaktif maupun statis.

Arsip-arsip yang sudah tidak terpakai oleh organisasi penciptanya tersebut masih mempunyai kemungkinan besar untuk disimpan selamanya jika dokumen tersebut mempunyai nilai kesejarahan atau berguna bagi orang banyak.

Sering kali, yang terjadi, kondisi arsip yang bernilai kesejarahan ini tidak disadari oleh penciptanya dan kondisinya tidak teratur, dalam arti lain, kacau.

Arsiparis dalam hal ini akan bertindak sebagaimana arkeolog, yakni memugar informasi yang berserakan agar menjadi informasi yang terstruktur dan bisa dibaca orang lain. Arsiparis akan memugar arsip kacau yang tidak ada sarana pencarian informasinya atau daftar arsipnya.

Perlu kesadaran semua pihak untuk lebih menyadari dan tertib terhadap pengelolaan arsipnya. Ketidakpedulian pada arsip, yang sudah selesai urusannya, membuat tugas arsiparis makin berat mengingat mereka akan memugar sesuatu dari berkas berkas yang informasinya campur aduk itu.

Tugas pengelolaan kearsipan sekarang bukanlah menjadi tanggung jawab penuh arsiparis. Dengan dicanangkannya Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip atau yang disingkat GNSTA oleh kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, keawajiban itu kini menjadi tanggung jawab kita bersama.

Hal ini dikuatkan dengan diterbitkannya Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 7 tahun 2017 tentang GNSTA. Gerakan ini bertujuan agar penyelenggaraan kearsipan dapat menjadi pendukung proses reformasi berokrasi menuju terciptanya tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis, terpercaya, akuntabel, dan transparan, baik di pusat maupun di daerah .

Pemerintahan yang bersih dan terbuka pastilah didukung dengan dokumen sebagai bukti proses penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara.

Sering kali, dalam pemberantasan korupsi, peranan dokumen/arsip begitu penting sebagai bukti adanya transaksi yang mencurigakan. Koruptor sering kali tidak bisa berkutik bila penyidik dari Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) sudah mendapatkan dokumen penting berkaitan dengan transaksi bermasalah tersebut.

Namun, anehnya, di setiap lembaga pemerintahan, pengelolaan kearsipan malah kurang mendapat perhatian penanganannya. Semua lembaga publik itu menyadari bahwa arsip termasuk salah satu elemen penting dalam transparansi birokrasi agar setiap proses menjalankan pemerintahan bisa dilihat oleh masyarakat.

Di bidang politik juga tak kalah penting bahwa kearsipan menjadi bukti proses penyelenggaraan demokrasi tersebut. Di tahun politik ini, kita akan merayakan Pilpres dan Pilleg. Segala dokumen yang berkaitan dengan proses penyelenggaraan pemilu, mulai dari tingkat desa dan pusat, harus dikelola keberadaanya secara cermat.

Jangan lagi terjadi ketelodoran karena arsip yang berhubungan dengan proses pemilu tersebut adalah bukti jika diperlukan di pengadilan ketika ada sengketa pemilu di pengadilan. Kesadaran untuk mulai tertib pengarsipan adalah tanggung jawab kita semua karena semua catatan tersebut adalah bukti penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara.

Semoga dengan adanya Perka GNSTA ini bisa membuat pengelolaan kearsipan di pemerintah daerah, lembaga negara, partai politik, serta organisasi kemasyarakatan lainnya makin tertib dan kuat. Jangan menyepelekan setiap catatan karena suatu saat ia yang akan berbicara untuk membuktikan kinerja kita.

GNSTA adalah upaya untuk meningkatkan kesadaran lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah, partai politik, dan masyarakat dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana, pengelolaan arsip, serta pendanaan kearsipan.

Dengan adanya GNSTA ini, arsiparis berharap ada rekan yang membantunya untuk merawat kertas kertas lusuh itu. Jangan lagi membebankan pengelolaan arsip hanya pada arsiparis. Kesadaran untuk menertibkan arsipnya masing masing akan membantu kinerja arsiparis dan kondisi ketidakteraturan informasi ini bisa diminimalkan.

Arsip Tertata dan Alih Media Mengurangi Risiko Penyakit bagi Arsiparis

Arsip yang terbengkalai berisiko mengundang debu. Sejak arsip tersebut tercipta, harusnya sudah dikontrol dan dirawat sebagaimana mestinya. Arsiparis bukan pemulung yang harus datang setiap ada masalah berkenaan dengan pengelolaan kearsipan.

Arsiparis berisiko dengan segala ancaman yang berhubungan dengan penyakit pernafasan. Menekuni kertas-kertas lusuh adalah bagian dari tugas arsiparis mengingat saat arsip sudah selesai urusannya kebanyakan dilalaikan begitu saja oleh sang pemilik pekerjaan.

Untuk lebih mengamankan keselamatan fisik arsip statis dan juga fisik arsiparis, perlu tindakan alih media agar arsip kertas itu tidak terlalu sering tersentuh secara fisik yang akan mengancam kondisi fisiknya. Alih media arsip ini sekaligus untuk mengikuti perkembangan teknologi informasi di mana akses informasi via online lebih banyak terjadi.

Arsiparis harus mampu mengisi peluang kemajuan teknologi agar jasa layanan yang diberikannya tetap bisa mengikuti perkembangan zaman.

Semoga GNSTA ini menjadi jalan masuk untuk membuat arsip lebih diperhatikan, terutama untuk para petugas administrasi, baik negeri maupun swasta, karena arsip adalah rekam jejak kehidupan berbangsa dan bernegara. Ayo, sukseskan gerakan sadar dan tertib arsip agar kita tidak kehilangan jati diri kita sebagai sebuah bangsa.