Arsip dapat didefinisikan sebagai informasi yang sangat penting bagi kelangsungan hidup manusia dari masa ke masa. Beragam informasi yang ada dalam arsip memperlihatkan suatu peristiwa penting dan bersejarah. Arsip dalam bahasa Yunani disebut  “arche” yang berarti dokumen atau catatan mengenai permasalahan, (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2015).

Melalui tulisan yang berjudul Manajemen Kearsipan, Mulyono, dkk, (2011) mengungkapkan bahwa arsip berasal dari kata “Archief” yang berasal dari bahasa Belanda, kemudian mengalami penyerapan kata menjadi “Arsip”.

  • Lebih Lanjut, Barthos (2009:1) perpendapat bahwa arsip merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat.

  • Menurut Schellenberg, dalam Maygene F. Daniels dan Timothy Walch (1984); berjudul A Modern Archives Reader: Basic Readings on Archival Theory and Practice. Schellenberg mengartikan arsip sebagai sebuah produk kegiatan (product of activity) dari pelaksanaan suatu organisasi. Oleh karenanya, arsip menjadi sebuah bagian terpenting dalam upaya mencari dan menemukan, serta membentuk informasi terkait suatu peristiwa baik masa silam, saat ini, dan yang akan datang.

  • Jika berdasarkan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 Pasal 1 Ayat 2 tentang Kearsipan. Dikatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan kominikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan persoalan dalam pelaksanaan kehidupan bermayarakat, berbangsa, dan bernegara.

  • Arsip secara umum dibagi menjadi dua, yakni arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis merupakan sebagai arsip yang masih digunakan secara langsung dalam administrasi negara, sedangkan arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara  langsung, hal ini berarti arsip statis bernilai sejarah yang harus dirawat dan dilestarikan.

  • The National Archives United Kingdom dalam Very Setiawan (2017), menyatakan bahwa bagian warisan budaya arsip membantu seseorang, masyarakat, dan sebuah negara dalam mengetahui apa yang sedang dihadapi saat ini dan apa yang tejadi di masa lalu. Sehingga, tidak menutup kemungkinan akan terjadi sebuah korelasi dari satu arsip ke arsip lainnya. Oleh sebab itu, arsip sangat dibutuhkan dalam bagi kehidupan manusia, penting bagi kita untuk menjaga barang berharga (arsip) yang kita dimiliki.

  • ***

  • Bagi disiplin sejarah, arsip merupakan sumber sejarah yang sangat melekat dalam penulisan sejarah (historiografi). Arsip juga dapat dikatakan sebagai sumber informasi primer (primary resources). Hal ini tentu saja karena kita sangat sulit menjumpai para pelaku sejarah, mengingat banyak diantara mereka ataupun saksi mata yang sudah tutup usia.

  • Seperti yang ditulis oleh Rizki Dewi, dkk (2020) dalam sebuah jurnal yang berjudul Posisi Arsip dan Sejarah Keluarga dalam Historiografi Indonesia. Sejarah keluarga termuat dalam sebuah dokumen-dokumen keluarga. Artinya, dokumen-dokumen tersebut merupakan sebuah arsip keluarga.

  • Bahkan, beberapa tulisan sejarah melibatkan keluarga sebagai sebuah kajian yang menarik. Sebagai contoh, yakni Reggie Bay menulis buku Nyai dan Pergundikan di Hindia Belanda, menjadikan Moeinah (neneknya) sumber inspirasi. Dalam tulisan lain, Bung Karno: Penyumbang Lidah Rakyat karya autobiografi ditulis oleh Cindy Adams berdasarkan sebuah kumpulan surat-surat yang diberikan padanya, (Rizki Dewi, dkk, 2020: 37)

  • Menurut Mona Lohada (2010) dalam Mengenal Sumber Sejarah. Dalam studinya tersebut, Mona Lohada mempertegas kedudukan arsip, di mana arsip diciptakan pada waktu yang bersamaan dengan terjadinya dan permasalahan atau fenomena apapun yang muncul di masyarakat.

  • Keberadaan arsip jelas akan mempermudah bagi siapa saja untuk memperoleh informasi dan data. Mengingat arsip bernilai penting sebagai bukti atas suatu peristiwa. Meskipun demikian, arsip adalah benda mati yang akan bermakna apabila dibunyikan atau dituliskan dalam sebuah narasi. Oleh sebab itu, muncul tafsiran-tafsiran atas satu arsip, hal ini terjadi karena interpretasi yang berbeda dari setiap orang. Pelbagai perbedaan penafsiran tersebut yang menjadikan tulisan yang beragam.


Daftar Pustaka

Barthos, Basir. 2009. Manajeman Kearsipan:Untuk Lembaga Negara, Swastadan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

Mulyono, Sularso, Partono, dkk. 2011. Manajemen Kearsipan. Semarang: Unnes Press.

Lohada¸ Hona. 2010. Mengenal Sumber Sejarah. Jurnal Kearsipan: Vol. 5 No. 12. (Jakarta:  ANRI).

Schellenberg-- Daniels, Maygene F. dan Timothy Walch. 1984. A  Modern Archives Reader: Basic Readings on Archival Theory and Practice. Washington D.C.: National Archives and Records service U.S General Services Administration. Dalam Istiqoriyah, Lilik dan Lolytasari. 2013. Pengelolaan Arsip Bernilai Historis UIN Syarif Hidayatullah Jakarta di Era Keterbukaan Informasi. Jurnal Komunikasi dan Informasi Perpustakaan. Vol. 12. No. 1

Setiawan, Very. 2017. Akses dan Pelayanan Arsip Statis di Lembaga Kearsipan Univeritas Gajah Mada. Jurnal Ilmiah Kepustakawaan “Libraria”. Vol.6, No. 1.

Rizki Dewi, Pratika, Arfan Habibi, dan Ratna Bella Sari. 2020. Posisi Arsip dan Sejarah Keluarga dalam Historiografi Indonesia. Jurnal Kearsipan: Vol. 15. No. 1).

Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. 2015. Manajemen Kearsipan   Modern  dari Konvensional  ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media. (Lihat, Rizki Dewi, Pratika, Arfan Habibi, dan Bella Ratna Sari. 2020. Posisi Arsip dan Sejarah Keluarga dalam Historiografi Indonesia. Jurnal Kearsipan: Vol. 15. No. 1).

Undang-Undang No.43 Tahun 2009,  Pasal 1 Ayat 2.