22482_74618.jpg
tgg-accounting.com
Tips & Trick · 3 menit baca

7 Cara Mengoptimalkan Proses Penagihan Pembayaran ke Klien

Menagih pembayaran ke klien adalah tahap yang sering membuat kita cemas. Kita tidak tahu apakah klien kita akan segera melakukan pembayaran atau justru menundanya. Membuat invoice atau faktur juga bisa menjadi pekerjaan yang melelahkan apalagi bila dilakukan berulang kali setiap minggu.

Akan tetapi, kini Anda tidak perlu lagi khawatir. Sebenarnya ada beberapa cara yang bisa dilakukan agar Anda bisa membuat faktur dengan lebih praktis dan mendapatkan pembayaran lebih cepat dari klien.

1. Buat Persyaratan dan Ketentuan Pembayaran

Persyaratan dan ketentuan pembayaran akan menentukan kapan dan bagaimana tagihan Anda harus dibayar. Sebelum membuat kesepakatan dengan klien, Anda perlu menjelaskan persyaratan dan ketentuan pembayaran terlebih dahulu. Ini perlu dilakukan agar klien Anda tidak terkejut ketika menerima surat tagihan dari Anda. Ini juga akan membantu Anda mendapatkan pembayaran secara tepat waktu.

Anda juga harus menanyakan klien mengenai waktu dan metode pembayaran yang mereka sukai, karena kedua belah pihak harus sama-sama merasa nyaman dengan kesepakatan yang dibuat. Tidak perlu ragu memberitahu klien Anda mengenai konsekuensi untuk keterlambatan pembayaran. Klien Anda akan lebih senang bila Anda memberikan seluruh informasi sebelum daripada setelah kontrak dibuat. 

2. Desain Faktur Anda

Percaya atau tidak, desain faktur Anda sangatlah penting. Profesionalisme Anda bisa dinilai hanya dari desain faktur Anda. Klien Anda akan sangat menghargai bila faktur Anda didesain dengan baik. Sangat disarankan bila Anda meng-customise atau mempersonalisasi faktur untuk klien yang berbeda. 

Meskipun desain yang menarik itu penting, perlu diingat bahwa Anda juga harus tetap membuat faktur Anda simple dan mudah dimengerti,  sehingga Anda sebaiknya tidak menggunakan terlalu banyak dekorasi pada faktur Anda.

3. Cantumkan Informasi Lengkap & Relevan

Jangan terlalu fokus pada desain sehingga Anda malah melupakan informasi penting yang seharusnya Anda cantumkan di faktur Anda. Faktur yang baik harus mencakup seluruh informasi terkait seperti; deskripsi produk atau layanan, jumlah pesanan, jumlah pajak, biaya pengiriman (jika ada), jumlah biaya total, batas tanggal akhir pembayaran, opsi pembayaran, persyaratan dan ketentuan pembayaran, nomor kontak, dan ucapan terima kasih untuk klien. 

4. Jangan Tunda Pengiriman Tagihan

Waktu terbaik untuk mengirim tagihan adalah segera setelah proyek Anda dengan klien selesai atau setelah Anda mengirimkan produk atau layanan Anda. Faktur yang dikirim cepat akan membuat Anda mendapatkan pembayaran yang lebih cepat.

Ini akan menunjukkan profesionalisme Anda kepada klien. Khusus untuk tagihan berulang, sebaiknya Anda mengirimkannya pada hari atau tanggal yang sama di setiap bulan agar klien melihat konsistensi Anda. 

5. Kirim Pengingat Mengenai Pembayaran Klien

Jika klien Anda tidak segera membayar tagihan yang telah Anda kirim beberapa hari sebelumnya, maka Anda tidak perlu ragu untuk mengirimkan reminder kepada mereka mengenai tagihan tersebut. Anda bisa melakukan ini seminggu sebelum jatuh tempo pembayaran.

Selain membantu Anda mendapatkan pembayaran tepat waktu, pengingat ini sebenarnya juga akan menguntungkan klien, sebab mereka tidak perlu membayar denda atas keterlambatan pembayaran. Jangan lupa untuk tetap selalu profesional dan sopan ketika menyampaikan pengingat ini kepada mereka, baik itu melalui email yang dipersonalisasi maupun melalui telepon. 

6. Gunakan Sistem Paperless

Di era paperless ini, seharusnya Anda sudah tidak membuat faktur dalam format kertas lagi. Menyediakan solusi pembayaran online dan membuat faktur dalam format digital akan sangat membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi bisnis Anda. 

Kebanyakan klien Anda juga mungkin akan lebih sadar akan email ketimbang surat pos. Mereka juga akan lebih menyukai metode pembayaran yang praktis sehingga mereka bisa membayar tagihan kapan saja dan di mana saja. 

7. Otomatiskan Pembuatan Faktur Anda

Jika bisnis Anda selalu berurusan dengan faktur setiap waktu, maka cara terbaik yang bisa Anda lakukan adalah dengan mengotomatiskan pembuatan faktur Anda. Membuat faktur berulang untuk banyak klien bisa sangat memakan waktu.

Menyimpan data faktur dan mengecek statusnya secara manual satu per satu juga sulit dilakukan. Anda juga bisa sewaktu-waktu lupa pada pembayaran klien yang terlambat atau lupa kapan Anda harus mengirim reminder kepada mereka.

Dengan mengotomatiskan proses penagihan pembayaran Anda, Anda bisa lebih fokus pada pekerjaan-pekerjaan lain yang tidak kalah penting. Sistem faktur otomatis membantu Anda dalam banyak hal, dari membuat faktur berulang dan meng-customise nya, menyimpan data klien, memasang pengingat pembayaran dan mengirimkannya ke klien, melihat status pembayaran klien, dan masih banyak lagi. 

Sangat disarankan untuk memilih sistem faktur berbasis Cloud, sehingga Anda dapat dengan mudah membuat dan mengirim faktur di setiap waktu dan tempat.